Så hanterar vi dina personuppgifter

25 maj träder en ny dataskyddsförordning i kraft. Vad innebär denna nya lag för dig som hyresgäst och för oss som bostadsbolag?

Egentligen är skillnaden inte så stor mot tidigare. Vi har länge levt efter PUL (Personuppgiftslagen) som också ställer höga krav avseende hantering av personuppgifter. Dataskyddsförordningen, eller GDPR som den ofta kallas, ställer ännu tydligare krav på att ändamålet med att personuppgifter behandlas måste vara berättigat och väl förankrat i verksamheten. En organisation ska ha dokumenterat:

• Ändamålet med att personuppgifterna samlas in
• Vilka typer av personuppgifter som samlas in
• Hur länge de kommer att finnas kvar
• Vart de kommer att lämnas ut

Det många förbereder sig på i och med att GDPR träder i kraft är tydliga gallringsrutiner, dvs. att man tar bort personuppgifter automatiskt när de inte längre är aktuella. Vi har redan tidigare haft gallringsrutiner men i och med GDPR erbjuder flera av våra systemleverantörer automatisk rensning, vilket underlättar arbetet och säkerställer att rutinerna inte faller mellan stolar.

Vilken information har vi om våra hyresgäster? 

Vi sparar bara de personuppgifter vi verkligen behöver. Några exempel på hur dina personuppgifter hanteras:

• I vårt fastighetssystem: Här har vi t.ex. information om din lägenhet, om underhåll, ditt hyresavtal och hyresbetalningar. All information som ligger till grund för vår verksamhet.
• Genom våra entreprenörer som utför tjänster åt oss i din lägenhet.

Det är viktigt för oss är att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. 

 

 

Information om behandling av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Personuppgiftsansvarig bostadsföretaget

Yding Fastigheter, Skåningegård, Dänningelanda, 355 93 VÄXJÖ, är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag. Vi har ett gemensamt dataskyddsombud med Skåningegård Omsorg AB (556542-7720) som kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt som du når på 0470-77 61 00 eller via e-post på info@yding.se.

När du erbjuds en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla personuppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Vi kan också komma att lämna dina personuppgifter till hyresgäst som bor i den lägenhet du är intresserad av eller ska flytta in i för att underlätta kontakter vid lägenhetsvisning.

Dina personuppgifter kommer att sparas så länge de är relevanta och aktuella och som vi kan ha en skyldighet att arkivera dem enligt lag. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte.  

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig. Vi kommer att lämna dina personuppgifter till elleverantör, bredbandsbolag och kabel-tvoperatör då dessa tillhandahåller angelägna tjänster till ditt boende. Eftersom vi anlitar underleverantörer för viss fastighetsskötsel, städning, reparationer och liknande kommer vi också att behöva lämna ut uppgifter till dessa för att vi ska kunna fullfölja våra åtagande. När du sagt upp din lägenhet kan vi, för att underlätta kontakter vid lägenhetsvisning, också komma att lämna dina personuppgifter till den nya hyresgäst som är intresserad av eller ska flytta in i din lägenhet. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med andra, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag eller beslut av myndighet. Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten.

När hyresförhållandet är slut

Ditt hyresavtal kommer att sparas i två år och uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år. Dina personuppgifter kommer emellertid att sparas längre om vi har ett oreglerat krav mot dig eller om vi har en skyldighet att arkivera dem enlig lag.